SILABUS STUDI SISTEM MANAJEMEN MUTU

TUGAS AKHIR

SILABUS STUDI SISTEM MANAJEMEN MUTU

oleh :

JANUARI CHRISTI

BAMBANG RAHINO

F A R I D

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MERDEKA SURABAYA

2013

No	Pertemuan	Pokok Bahasan	Sub Pokok Bahasan
1.	1,	sistem manajemen mutu	A.   Pengertian sistem manajemen mutu B.   Tahapan penerapan sistem manajemen mutu C.   Ruang lingkup sistem manajemen mutu D.   Hambatan dalam pengembangan sistem manajemen mutu
2.	2	ISO dan QA	A.   Pengenalan ISO B.   Jaminan mutu (quality assurance)
3.	3 4	Delapan prinsip manajemen mutu	A.   Fokus pada pelanggan B.   Kepemimpinan C.   Pelibatan anggota D.   Pendekatan proses E.    Pendekatan sistem pada manajemen F.    Perbaikan berkesinambungan G.   Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan H.   Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok
4.	5, 6	Alat dan teknik pengendali mutu	A.   Quality function deployment (qfd) B.   Konsep total quality management C.   Pengendalian kualitas secara statistika D.   Konsep-konsep dasar pengendalian mutu E.    Permasalahan dalam pelaksanaan pengendalian mutu F.    Indikator keberhasilan pengendalian mutu G.   Kunci keberhasilan pengendali mutu H.   Esesnsi gugus kendali mutu I.      Dimensi kualitas
5.	UJIAN TENGAH SEMESTER
6.	7, 8	Perananan manajemen dalam implementasi tqm	A.   Perananan manajemen dalam implementasi tqm B.   Malcolm baldrige national criteria for performance excellence
7.	9, 10, 11, 12	Penerapan sistem manajemen mutu	A.   Tanggung jawab manajemen B.   Sistem mutu C.   Tinjauan kontrak  D.   Pengendalian desain E.    Pengendalian dokumen F.    Pembelian G.   Bahan baku yang dipasok oleh pembeli H.   Identifikasi dan penelusuran produk  I.      Pengendalian proses J.    Inspeksi dan pengujian K.   Peralatan inspeksi, pengukuran, dan pengujian L.    Status inspeksi dan pengujian M.   Pengendalian produk cacat N.   Tindakan perbaikan O.   Penanganan, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman P.    Catatan mutu Q.   Audit mutu internal R.   Pelatihan S.    Service
8.	13, 14	Audit dan sertifikasi sistem manajemen	A.   Peranan audit sistem manajemen mutu B.   Jenis audit sistem manajemen mutu C.   Jenis-jenis audit berdasarkan kedalaman audit D.   Tujuan audit sistem manajemen mutu E.    Perbedaan audit iso 9000:1994 dengan iso 9000:2000 F.    Mengelola program audit G.   Mengaudit sistem manajemen mutu H.   Evaluasi kerja audit I.      Proses sertifikasi
9.	UJIAN AKHIR SEMESTER
10.	DAFTAR PUSTAKA

SEMANGAT SELALU DEMI KEMAJUAN DIRI SENDIRI, KELUARGA DAN NEGARA

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang Masalah

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu produk untuk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti:harga dan pelayanan. Dalam situasi perdagangan terbuka, setiap perusahaan harusmampu menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratan mutu minimalyang ditetapkan, yang bisanya menggunakan standar nasional sebagai acuannya. Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikan- pendidikan yang semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salah satu dari faktor yang membuat perkembangan kemajuan perusahaan atau pendidikan adalah sistem manajemen yang baik.

Mutu atau mutu dari suatu perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh pelanggan (konsumen).Oleh karena itu, perusahaan maupun lembaga pendidikan harus memahami apayang dimaksud dengan sistem manajemen mutu yang baik.Untuk memimpin dan mengoprasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkannya dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan.

Keberhasilan dapat tercapai dari implemementasi dan pemeliharaan system manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan. Perkembangan perumusan standar yang mencakup system jaminan mutu begitu pesat kemajuannya, sebagai akibat dari perubahan yang cepat dalam mengelola kegiatan jaminan jaminan mutu dunia. Dalam hal ini indonesia tidak  boleh tertinggal lagi, seperti pada masa lalu yang ditertbitkannya ISO 9000. Cukup lama Indonesia mempersiapkan standar sejenis. Untuk  itu Indonesia melalui Badan Standarisasi Nasional (BSN) segera mempersiapkan Standar  Nasional Indonesia (SNI) mengenai sistem manajemen mutu.

1.2      Pengertian Sistem Manajemen Mutu

Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen Mutu (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Sistem manajemen Mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen Mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen Mutu, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11) :

Sistem manajemen Mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi Mutu; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

Sistem manajemen Mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

Sistem manajemen Mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen Mutu tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen Mutu juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen Mutu merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal. 

Sistem manajemen Mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

1.3      Tahapan Penerapan Sistem manajemen Mutu

Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem manajemen Mutu, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):

1.         Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan.

2.            Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi

3.         Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer senior.

4.            Menugaskan wakil manajemen (management representative).

5.            Menetapkan tujuan-tujuan Mutu dan implementasi system

6.            Meninjau ulang sistem manajemen Mutu yang sekarang.

7.            Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.

8.         Menciptakan kesadaran Mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi.

9.         Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen Mutu dalam manual Mutu (buku panduan).

10.      Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.

11.      Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci.

12.          Memperkenalkan dokumentasi.

13.          Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.

14.          Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen Mutu.

1.4      Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

a.         Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasisuatu sistem manajemen mutu. 

b.         Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa persyaratan produk mereka akan dipenuhi.

c.            Pemakai produk.

d.         Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilahyang dipakai dalam manajemen mutu.

e.         Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses system manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan.

f.          Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang system manajemen mutu yang sesuai bagiorganisasi itu.

g.            Pengembang standar terkait.

Komitmen Manajemen

Manajemen Puncak harus menyediakan bukti dari komitmennyaterhadap pengembangan dan penerapan SMM dan memperbaikiefektivitasnya secara terus menerus dengan:

a)         Mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya persesuaian dengan permintaan pelanggan sebagai kewajiban. 

b)            Menetapkan kebijakan mutu

c)            Memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan

d)            Mengadakan tinjauan-tinjauan manajemen, dan.

e)            Memastikan ketersediaan sumberdaya.

Kebijakan Mutu

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:

a)            Sesuai dengan tujuan organisasi. 

b)         Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMM.

c)         Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mereview sasaran-sasaran mutu.

d)            Dikomunikasikan dan dipahami dalam keseluruhan organisasi.

e)            Ditinjau ulang untuk kelanjutan kecocokannya.

Perencanaan

a.            Sasaran-sasaran Mutu

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu, termasuk apa yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi-fungsi dan tingkat-tingkat yang relevandalam organisasi. Sasaran-sasaran mutu harus terukur dan konsistendengan kebijakan mutu.

b.            Perencanaan SMM 

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa:

-                 Perencanaan dari SMM diselenggarakan untuk persesuaiandengan persyaratan-persyaratan sebagaimana sasaran-sasaran mutu,

-                 Integritas dalam SMM dipelihara ketika perubahan- perubahan SMM direncanakan dan diimplementasikan.

Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

a.            Tanggung Jawab dan Wewenang 

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab,wewenang dinyatakan dan dikomunikasikan didalam organisasi.

b.            Wakil Manajemen

Manajemen Puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen, yang mana tetap memperhitungkan tanggung jawab-tanggung jawab yang lain, yang harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yangmencakup:

a)    Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk SMM ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.

b)    Melaporkan pada Manajemen Puncak atas kinerja SMM dan hal-hal yang perlu ditingkatkan,

c)    Memastikan peningkatan perhatian atas kepentingan persyaratan-persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi.

Catatan : Tanggung jawab seorang Wakil Manajemen dapat mencakup hubungan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu.

c.            Komunikasi Internal 

Manajemen Puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yanglayak telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasiditempatkan untuk efektivitas SMM.

Tinjauan Manajemen

a.            Umum

Manajemen Puncak harus meninjau SMM organisasi, pada interval-interval terencana, untuk memastikan kecocokan, kelayakan, dan efektivitasnya. Tinjauan ini harus termasuk penilaian kesempatan perbaikan dan perubahan yang dibutuhkan terhadap perubahan SMM,termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu. Rekaman-rekamandari Tinjauan Manajemen harus dipelihara.

b.            Tinjauan Input 

nput kepada Tinjauan Manajemen harus mencakup informasi atas :

-       Hasil-hasil audit

-       Feedback pelanggan

-       Kinerja proses dan kesesuaian produk 

-       Status tindakan preventif dan korektif.

-       Follow Up Tinjauan Manajemen yang lalu

-       Perubahan rencana yang dapat mempengaruhi SMM,

-       Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan

c.            Tinjauan Output 

Output dari Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan-keputusandan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan:

-   Peningkatan efektivitas SMM dan proses -prosesnya.

-   Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan-persyaratan pelanggan.

-   Sumber daya yang dibutuhkan

1.5      Hambatan Dalam Pengembangan Sistem Manajemen Mutu

Kebanyakan program perbaikan Mutu gagal karena satu dari dua alasan berikut : program – program itu memiliki sistem manajemen Mutu tetapi tiada keinginan besar dari manajemn puncak untuk menerapkannya, atau manajemen puncak memiliki keinginan untuk menerapkannya tetapi tiada sistem manajemen Mutu pada organisasi tersebut.

Berdasarkan studi dari berbagai pustaka manajemen Mutu, Masters (1996) mengemukakan hambatan pengembangan sistem manajemen Mutusebagai berikut:

1.            Ketiadaan komitmen dari manajemen.

2.            Ketiadaan pengetahuan atau kekurangpahaman tentang manajemen Mutu.

3.            Ketidakmampuan mengubah kultur perusahaan

4.            Ketidaktepatan perencanaan Mutu.

5.            Ketiadaan pendidikan dan pelatihan berkelanjutan.

6.         Ketidakmampuan membangun suatu learning organization yang memberikan perbaikan terus – menerus.

7.         Ketidakcocokan struktur organisasi serta departemen dan individu yang terisolasi.

8.            Ketidakcukupan sumber daya.

9.            Ketidaktepatan sistem penghargaan dan balas jasa bagi karyawan.

Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu perusahaan saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produk barang/jasa yang diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan Mutu pelayanan terbaik dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi Mutu barang/jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan mutu, sehingga mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen tersebut penerapan Sistem Manajemen Mutu rupa-rupanya tidak dapat dihindari lagi.

Menurut beberapa ahli, definisi Mutu adalah:

1.            Philip B. Crosby

Mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan (conformance to requirement of spesification), seperti jam yang tahan air atau sepatu yang tahan lama. Pendekatan Crosby adalah proses top-down. Memperkenalkan empat dimensi manajemen mutu :

·  Mutu : kesesuaian dengan kebutuhan.

·                System pencapaian mutu : pendekatan rasional untuk mencegah cacatatau kesalahan.

·                Standar performansi : standar performansi perusahaan atau organisasiyang mempunyai orientasi mutu adalah tidak ada keslahan (zerodepect)

·  Pengukuran : pengukuran performansi yang digunkaan adalah biayamutu (biaya pemuangan dan pekerjaan ulang produk cacat, biayapersediaan, biaya inspeksi dan pengujian)

Selain memperkenalkan 14 langkah perbaikan mutu :

-   Komitmen manajemen

-   Tim perbaikan mutu

-   Pengukuran mutu

-   Biaya evaluasi mutu

-   Kesadaran mutu

-   Tindakan koreksi

-   Dewan insidentil untuk program pencegahan cacat (zero depect)

-   Pelatihan bagi supervise.

-   Hari-hari yang bebas cacat (zero depect day)

-   Menyusun sasaran atau tujuan

-   Kesalahan mengebabkan adanya perubahan.

-   Pengenalan

-   Dewan mutu

-   Kerjakan semua itu secara berulang

2.            W. Edwards Deming

Mutu adalah pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming adalah bottom-up. Filosofi Deming’s 14 Points :

a)         Rumuskan dan umumkan kepada semua karyawan, maksud dan tujuan organisasi

b)         Mempelajari dan melaksanakan filosofi baru, baik oleh manajer maupun karyawan.

c)         Memahami tujuan inspeksi yaitu untuk memperbaiki proses danmengurangi biaya.

d)         Mengakhiri praktik bisnis yang menggunakan perngahargaan berdasarkan angka atau uang saja.

e)         Memperbaiki secara konstan dan continue, kapanpun system produksidan pelayanan.

f)                Membudayakan dan melembagakan pendidikan dan pelatihan.

g)               Mengajarkan dan melembagkan kepemimpinan.

h)         Menjauhkan rasa ketakutan, ciptakan kepercayaan, ciptakan iklim yang mendukung inovasi.

i) Mengoptimalkan tujuan perusahaan,tim,atau kelompok.

j)          Menghilangkan desakan atau tekanan-tekanan yang menghambatperkembangan karyawan.

k)         Menghilangkan kuota berdasarkan angka-angka, tetapi secara terus-menerus melembagakan metode perbaikan. Menghilangkan manajemen berdasarkan sasaran (management by objective),tetapi mempelajari kemampuan proses dan bagaimana memperbaikinya.

l)          Menghilangkan hambatan yang membuat karyawan tidak merasabangga akan pekerjaan atau tugasnya.

m)       Mendukung pendidikan dan perbaikan atau peningkatan prestasisetiap orang.

n)         Melaksanakan tindakan atau kegiatan untuk mencapai semua tujuanatau sasaran itu.

3.            Joseph M. Juran

Mutu adalah kesesuaian dengan penggunaan (fitness for use), seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan. Memperkenalkan tiga proses mutu yang meliputi :

a)               perencanaan mutu Quality planning) :

·      identifikasi pelanggan.

·      Menentukan kebutuhan pelanggan.

·      Mengembangkan karakteristik produk 

·      Menyusun sasaran mutu

·      Mengembangkan proses mewnghasil produk sesuai karakteristik.

b)               pengendalian mutu (Quality control) :

·      memilih subjek atau dasar pengendalian.

·      Memilih unit pengukuran

·      Menyusun pengukuran

·      Menyusun standar performansi

·      Mengukur performansi yang sesungguhnya.

·      Menginterretasikan perbedaan antara standar dengan data nyat

·      Mengambil tindakan atas perbedaan tersebut.

c)               Perbaikan atau peningkatan mutu (Quality Improvement) :

·      peningkatan kebutuhan untuk mengadakan perbaikan

·      mengidentifikasikan proyek-proyek perbaikan khusus

·      mengorganisisr proyek

·      mengorganisisr untuk mengdiagnosi penyebab kesalahan

·      menemukan penyebab kesalahan

·      mengadakan perbaikan-perbaikan.

·      Peruses yang telah dieprbaiki ada dalam kondisi operasional yangefektif 

·      Menyediakan pengedalian untuk mempertahankan perbaikan ataupeningkatan yang telah dicapai.

4.            Westinghouse

Mutu adalah performa kerja yang dapat memenuhi keinginan customer secara cepat dan tepat.

5.            David A Garvin

8 perspektif mutu menurut David A Garvin :

1)  Performance : kesesuaian produk dengan fungsi utama produk itusendiri atau karakteristik operasi dari suatu produk.

2)  Feature : cirri khas produk yang membedakan dari produk lain yangmerupakan karkateristik pelengkap dan mampu menimbulkan kesanbaik bagi pelanggan.

3)  Reliability : kepercayaan pelanggan terhadap produk karenakehandalannya atau karena kemungkinan rusaknya rendah.

4)  Conformance : keseuaian produk dengan syarat atau ukuran tertentuatau sejauhmana karakteristik desain dan operasi memmenuhi standaryang telah ditetapkan.

5)  Durability : tingkat keawetan produk atau lama umur produk.

6)  Serviceability : kemudahan produk itu bila akan diperbaiki ataukemudhaan memperoleh komponen produk tersebut.

7)  Aesthetic : keindahan atau daya tarik produk tersebut.

8)  Perception : fanatisme konsumen akan merek suatu

BAB II

ISO dan QA

2.1      Pengenalan ISO

ISO 9001 adalah sebuah aturan tertulis yang mensyaratkan agar sebuah organisasi (perusahaan). Menerapkan aturan-aturan baku yang standard untuk memenuhi kepuasan pelanggan Yang menjadi fokus dalam Sistem Manajemen Mutu-Quality Management Sistem ISO 9001 adalah system manajemen atau pengelolaan mutu, yg harus mengacu kepada standard internasional ISO 9001 yang dikeluarkan oleh badan standarisasi internasional atau International Organization for Standardization. ISO sendiri bukan singkatan dari International Standardization Organization. ISO berasal dari bahasa Yunani "Isos" yang berarti sama atau seragam.

SEJARAH

Pada tahun 1987 Committee of the International Organization for Standardization (IOS) yang berkantor pusat di Jenewa, Swiss, mengeluarkan Standard Mutu International. Standard ini adalah ISO 9000 series yang termasuk di dalamnya adalah ISO 9001, 9002, 9003 dan 9004. Standard ini kemudian direvisi pada tahun 1994 dan setelah 6 tahun direvisi kembali menjadi IS0 9001 versi 2008 ISO 9001:2008 adalah Standard Sistem Manajemen Mutu yang telah mendapat pengakuan dari banyak negara di dunia seperti: semua negara Uni Eropa, Amerika, Jepang, Australia, ASEAN, dan di lebih 100 negara.

PENGERTIAN ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 adalah Sistem Manajemen Mutu, yaitu : Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan mutu .

DEFINISI MUTU MENURUT ISO 9000:2008

Mutu (Quality) adalah : Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan (Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements). Jadi dapat dikatakan bahwa mutu itu bukan hanya berhubungan dengan mutu produk saja, tetapi juga dengan persyaratan lain seperti: Ketepatan pengiriman , biaya yang rendah, pelayanan yang memuaskan pelanggan dan bisa dipenuhinya peraturan pemerintah yang berhubungan dengan produk yang dipasarkan.

MANFAAT PENERAPAN ISO 9000

1.         Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, perusahaan sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu perusahaan dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik.

2.         Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2008

3.         Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah.

4.         Membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian.

5.            Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru

6.         Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan

7.         Akan memudahkan Top Management dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya

8.         Meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya adanya kejelasan tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

9.         Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal.

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Sebagai dasar untuk menerapkan ISO 9001:2008 agar efektif dan efisien, sebaiknya perusahaan mengikuti 8 Prinsip Manajemen Mutu. Prinsip ini bukan harus diterapkan sekaligus, tetapi secara bertahap selagi perusahaan masih eksis dalam menjalankan bisnisnya. Delapan Prinsip ini merupakan aturan-aturan dasar untuk memimpin dan melaksanakan suatu organisasi. (Fundamental rules for leading and operating an organization)

1.            Customer Focus (Fokus kepada pelanggan)

2.            Leadership (Kepemimpinan)

3.            Involvement of People (Keterlibatan orang-orang / karyawan)

4.            Process Approach (Pendekatan proses)

5.            System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk manajemen)

6.            Continual Improvement (Perbaikan terus menerus)

7.         Factual approach to decision making (Pendekatan faktual untuk pembuatan keputusan)

8.         Mutually beneficial supplier relationships (Hubungan dengan pemasok saling menguntungkan)

Sebagai sebuah system manajemen formal / baku, ISO 9001 mengatur system dokumentasi organisasi terkait manajemen mutunya. Dokumen dalam system management mutu ISO 9001 biasanya berisi kebijakan mutu (Quality Policy), sasaran mutu (Quality Objectives), danpedoman mutu (Quality Manual). Sedangkan system manajemen mutu itu sendiri mencakup antara lain:

1.         Customer contracts

2.         Rekrutmen dan pelatihan karyawan

3.         Design dan pengembangan produk dan jasa

4.         Produksi dan pengiriman produk.

5.         Pemilihan pemasok (Suppliers)

6.         Tanggung jawab Manajemen.

7.         Internal audit mutu.

8.         Pengukuran dan pemantauan

9.         Perbaikan berkesinambungan

10.      Tindakan perbaikan dan pencegahan

Mutu, dalam Sistem Manajemen Mutu - Quality Management Sistem ISO 9001, bisa mencakup Mutu produk (Q), biaya atau Cost (C), pengiriman atau Delivey (D), keamanan / keselamatan atau safety (S) dan morale (M) atau biasa disingkat dengan QCDSM.

SIstem Manajemen Mutu - Quality Management SIstem ISO 9001 menggunakan pendekatan proses (Process Approach), pendekatan system (system approach) dan juga menggunakan pola Plan-Do-Check-Action (PDCA) - Continual Improvement. Karakteristik Standar ISO Diantaranya :

1.         Fleksible (bisa dipilih prosesyang mana yang lebih dahulu dikaji) 

2.            Tidak terbatas padamanufakturer (services, software)

3.            Meliputi organisasi yangmenjamin Mutu produk dan jasa

4.         Memusatkan diri pada proses Internasional (Deming pada TQC, Malcolm Baldridge NQ Award pada TQM)

5.            Sistem industry sejak supplier s/d after sales service

Jenis-Jenis Standar Diantaranya :

1.            ISO 9000

ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:

a.   ISO 9000:2005 - Quality Management Sistems – Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen Mutu dandaftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000. 

b.   ISO 9001:2000 - Quality Management Sistems – Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi,

c.   memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikandaftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabilamereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.

d.   ISO 9004:2000 – Quality Management Sistems – Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yangterus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisadilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama.

2.            ISO 9001

Sistem mutu yaitu: model jaminan mutu dalam desain/ pengembangan, produksi, pemasangan dan pelayanan. Top standar mencakup aktifitas desain, produksi, distribusi hingga pelayanan purna jual.

Elemen khusus: contract review dan design control. Dalam contract review yaitu audit supller dan dalam design control yaitu seluruh perubahan, modifikasi dan verifikasi harus disertai bukti objektif.Elemen lain: purchusing, product identification, insfection dan testing, calibration.

3.            ISO 9002

Sistem mutu: Model jaminan mutu dalam produksi dan pemasangan.

Digunakan: Operasi manufaktur dengan desain yang “mapan”.

Sasaran: meyakinkan pelanggan bahwa industri terkait dapatmenghasilkan produk yang bermutu secara kontinuIsi : hampir sama dengan ISO 9001 tetapi tanpa Desaign control dan After salesservice.

4.            ISO 9003

Sistem mutu : model jaminan mutu dalam insfeksi dan tes akhir Diperlukan dalam suatu ikatan perjanjian disyaratkan bahwa pemasok harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanakan inspeksi dan pengujian pada barang/jasa yang dibuat. Yaitu sistem dokumentasi, identifikasi produk, inspeksi dantesting, pengendalian barang tidak sesuai spesifikasi, dan lain-lain.

Persyaratan Sistem Mutu ISO Seri-9002

a.   Tanggung jawab manajemen

b.   Sistem mutu

c.   Tinjauan kontrak 

d.   Pengendalian dokumen

e.   Pembelian

f.    Barang yang dipasok milik pembeli

g.   Identifikasi dan mampu telusuri produk 

h.   Pengendalian proses9.Inspeksi dan Pengetasan

i.    Peralatan insfeksi, pengukuran dan tes

j.    Status infeksi dan tes

k.   Pengendalian atas produk yang tidak sesuai

l.    Tindakan koreksi

m. Penanganan, penyimpanan, pengemasan dan penyerahan

n.   Catatan mutu

o.   Audit mutu internal

p.   Pelatihan

q.   Teknik statistik 

2.2      Jaminan Mutu ( Quality Assurance)

Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu. Agar efektif jaminan mutu biasannya memerlukan evaluasi berkesinambungan terhadap faktor-faktor yangmempengaruhi kesempurnaan desain atau spesifikasi.

Latar Belakang Quality Assurance:

Karena adanya hubungan Customer-supplier. Maksud utama dari jaminan mutu adalah untuk menjamin kepuasan kepada customer dengandiberikannya barang atau jasa supplier. Adapun hubungan customer-supplier tersebut digambarkan sebagai berikut:

DESIGN		PROCUREMENT		MANUFACTURE		DELIVERY OR INSTALLATION
SALES & MARKETING, ADMINISTRATION, ACCOUNTS PUBLIC RELATION,PERSONNEL, TRAINNING

BAB III

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU

3.1       Fokus pada pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggan, oleh karenanya organisasi harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari pelanggannnya, serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan pelanggan. Kemamapuan menarik perhatian, melayani dan memelihara pelanggan adalah tujuan tertinggi dari perusahaan, tanpa fokus dan keterlibatan pelanggan, tujuan manajemen mutu tidak berarti. Organisi yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangakat pertama dalam melaksanakan misinya.

3.2      Kepemimpinan

 menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pemimpin puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengansasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaantaktis dan strategis.

3.3      Pelibatan anggota

Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi, dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi. Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapaitujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. Memperbaiki proses kerja hanya akan berhasil jika semua pihak, dari atas sampai kebawah dan juga persilanganantar fungsi, terlibat dalam perubahan.

3.4      Pendekatan proses

Pendekatan proses ialah suatau pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogy proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggandaripada keinginan fungsional. Orientasi proses ini memerlukan perubahanyang cukup signifikan, karena banyak manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses.

3.5      Pendekatan sistem pada manajemen

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuan. Pendekatan system memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian, yang diekspresikan sebagai holistic.

3.6      Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan atas kinerja organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi. Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya.proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsiporientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan.

3.7      Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau informasi lisan sering kali menimbulkan bias. Manajemen hendaknya membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan. Fakta dapat diperoleh denganwawancara, kuisioner, jajak pendapat, pengujian, analisis statistic, dan lain-lain yang memberikan hasil yang obyektif.

3.8      Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok 

Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalinhubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjaminterjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

BAB IV

ALAT DAN TEKNIK PENGENDALI MUTU

4.1      Quality Function Deployment (QFD)

Standar-standar Mutu didunia diantaranya adalah : Standar Industri, Jepang Standar, ISO 9000 Eropa, Standar AS, ISO 14000, SNI

QFD pertama kali diterapkan di Mitsubishi, suatu perusahaan industri berat di Kota Kobe, Japan pada tahun 1972. Di Amerika QFD dikembangkan oleh DR. Clausing dan diaplikasikan di industri manufaktur maupun jasa danmenjadi standar di banyak organisasi. Beberapa contoh perusahaan yang menerapkan QFD antara lain DEC, Hawlett Packard, AT&T, Ford, generalMotor, dsb.QFD merupakan alat perencanaan yang digunakan untuk memenuhiharapan-harapan konsumen. Pendekatan disiplin QFD terletak pada desainproduk, rekayasa, produktivitas serta memberikan evaluasi yang mendalamterhadap suatu produk.

Suatu organisasi yang mengimplementasikan QFDsecara tepat dapat meningkatkan pengetahuan rekayasa, produktivitas dankualitas, mengurangi biaya, mengurangi waktu pengembangan produk sertaperubahan-perubahan rekayasa seiring dengan kemajuan jaman danpermintaan konsumen. Tujuan QFD adalah memenuhi sebanyak mungkin harapan konsumen, dan berusaha melampaui harapan tersebut dengan merancang produk baru agar dapat berkompetisi dengan produk dari kompetitor untuk kepuasan konsumen. QFD berguna untuk memastikan bahwa suatu perusahaan memusatkan perhatiannya terhadap kebutuhan konsumen sebelum setiap pekerjaan perancangan dilakukan. Sedangkan manfaat-manfaat QFD adalah sebagai berikut:

1.         Memusatkan perancangan produk dan jasa pada kebutuhan dankepuasan konsumen.

2.         Menganalisa kinerja produk perusahaan untuk memenuhi kepuasankonsumen.

3.         Mengurangi banyaknya perubahan desain.

Implementasi QFD secara garis besar dibagi dalam 3 (tiga) tahap, tetapi sebelum memasuki ketiga tahap tersebut selalu ada Tahap Perencanaandan Persiapan. Adapun ketiga tahap tersebut adalah:

1.            Tahap pengumpulan Voice of Customer

2.            Tahap penyusunan Home of Quality 

3.            Tahap analisa dan interpretasi

Tahapan QFD

1.            Tahap Perencanaan dan Persiapan

Tahap ini merupakan persiapan dalam melakukan danmengimplementasikan QFD. Adapun topik kuncinya meliputi:

a)  Menetapkan dukungan dari seluruh organisasi: Dukungan ini haruslahberasal dari pihak manajemen, fungsional, serta anggota team QFD yang terdiri dari berbagai skill.

b)  Menentukan keuntungan yang mungkin didapat: beberapa keuntunganyang dapat diperoleh oleh tim QFDantara lain untuk: 1) mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen, 2) mengembangkan visi anggotatim secara umum dari suatu produk, mendokumentasikan seluruhkeputusan dan asumsi-asumsi selama interpretasi secara ringkas dalam bentuk home of quality, 3) meminimalkan resiko pengulangan ditengah proyek, dan 4) mempercepat perancangan produk.

c)  Memutuskan siapa konsumennya: Disini didefinisikan secara jelas siapa konsumennya, mengidentifikasi semua konsumen yangpotensial, serta mengidentifikasi konsumen kunci. Untukmengidentifikasi konsumen kunci ada beberapa cara: 1). Setiap orang langsung setuju, 2). Metode matrik prioritas, 3). Metode AHP

d)  Menetapkan horizon waktu: Horison waktu perlu didefinisikan secara jelas dalam proses QFD untuk membantu menjaga perencanaan yangrealistis.

e)  Memutuskan cakupan produk: Cakupan ini berguna untukmendefinisikan apa-apa saja yang ada di dalam dan apa saja yangtidak ada dalam pembahasan QFD. Dengan adanya cakupan ini akanmembantu anggota team untuk mengabaikan data yang tidak relevandan memperhatikan semua ide-ide dan data yang relevan.

f)   Memutuskan team dan hubungannya dengan organisasi: Team QFDyang ideal seharusnya mencakup semua perwakilan dari semua fungsiyang ada dalam perusahaan yang meliputi sales&marketing, product design, supplier /purchasing, Manufacturing engineering, manufacturing production, order processing dan service. Hal ini penting untuk kesuksesan dalam perancangan produk karena semuafungsi terlibat didalamnya.

g)  Membuat jadwal pelatihan QFD

h)  Melengkapi fasilitas dan materialnya: Selama melakukan proses QFDdiperlukan beberapa fasilitas dan material yang akan mendukungnyayang meliputi: Lokasi, ruangan, bantuan komputer, dan materialpendukung yang lain.

2.            Tahap pengumpulan Voice of customer 

Pada tahap ini akan dilakukan survey untuk memperoleh suara pelangganyang tentu membutuhkan waktu dan ketrampilan untuk mendengarkan.Proses QFD membutuhkan data konsumen yang ditulis sebagai atribut-atribut dari suatu produk atau jasa. Tiap atributmempunyai data numerikyang berkaitan dengan kepentingan relatif atribut bagi konsumen dantingkat performansi kepuasan konsumen dari produk yang dibuatberdasarkan atribut tadi.Data dari konsumen dapat menunjukkan variasi pola hubungan yangmungkin tergantung bagaimana performansi kepuasan atribut dikumpulkan.Interpretasi data ini harus memperhitungkan apakah pelanggan yang di survey menggunakan satu atau beberapa produk dan apakah sampelpelanggan terdiri atas seluruh pelanggan dari berbagai tipe atau segmen.Langkah-langkah pada tahap ini secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Mengklasifikasi kebutuhan pelanggan: Model klien menggunakan revealed importance dan stated importance tiap atribut untuk mengklasifikasikan kebutuhan pelanggan menjadi 4 katagori:

-       Kebutuhan yang diharapkan (expected needs): High stated importance dan Low revealed importance.

-       Kebutuhan impact rendah (low-impat needs): Low stated importance dan Low revealed importance.

-       Kebutuhan impact tinggi (high-impact needs): High stated importance dan High revealed importance.

-       Kebutuhan yang tersembunyi (hidden needs): Low stated importance dan High revealed importance.

a.    Mengumpulkan data-data kualitatif Untuk membuat keputusan perancangan yang sesuai dengan kebutuhan konsumen maka produsen harus mengerti kebutuhan sesungguhnya dari konsumen. Produsen harus bisa membedakan kebutuhan konsumen sesungguhnya dengan solusi teknisnya. Untuk megumpulkan data kualitatif bisa dilakukan dengan: 1) Wawancarasatu persatu, 2) Contexual Inquiry, dan 3) Wawancara focus grup.

b.    Analisa data pelangganProses analisa data pelanggan ini akan menghasilkan diagram afinitas,dimana langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

-       Identifikasi frase yang mewakili kebutuhan konsumen denganmenggunakan pernyataan dari pengalaman konkrit. Pada prosespembuatan diagram afinitas pernyataan konkrit inidikembangkan menjadi atribut konsumen pada tingkat yanglebih tinggi.

-       Pilih tingkatan untuk mewakili keinginan atau kebutuhankonsumen dalam rumah kualitas (house of quality).

-       Buat diagram Afinitas. Diagram afinitas merupakan alat yangdigunakan untuk mengidentifikasi informasi yang bersifatkualitatif dan terstruktur secara hierarkis (bottom up).

-       Mengurutkan frase-frase menjadi kebutuhan konsumensesungguhnya (true customer need) menggunakan voice of customer table. Selama proses ini dikembangkan pertanyaan-pertanyaan, hal-hal yang harus dipecahkan dan ide-ide konsepproduk.

B. Kuantifikasi dataSetelah diagram afinitas terbentuk maka langkah selanjutnya adalahmengkuantifikasi data. Data yang dibutuhkan untuk proses QFD adalah:

-       Kepentingan relatif dari kebutuhan-kebutuhan tersebut

-       Tingkat performansi kepuasan konsumen untuk masing-masingkebutuhan/keinginan

Afinity diagram

Dalam proses QFD, kebutuhan/keinginan konsumen diatur dalam diagram afinitas. Diagram afinitas digunakan untuk mengumpulkan dan mengorganisir fakta-fakta, opini dan ide-ide. Disamping itu juga memacukreativitas yang mendorong ekspresi batas dari fakta dan opini serta kondisiperusahaan, mengelompokkan elemen-elemen informasi tersebut sesuai dengan kesamaan dan pertaliannya. Konstruksi diagram afinitas membutuhkan bentuk brainstorming dengan hasil sebuah grafik. Langkah-langkah yang biasanya dilakukan dalam pembuatan diagram afinitas adalah:

a)         Memilih tema/tujuan yang mungkin ditekankan sebagai masalah

b)  Mengumpulkan ide-ide (true customer needs) danmemasukkannya kedalam kartu-kartu dan disosialisasikankepada seluruh anggota tim.

c)  Mengelompokkan kartu-kartu ke suatu kotak berdasarkankesesuaian ide. Pada langkah ini mungkin saja suatu ide tidakhanya masuk kedalam suatu kotak, tetapi juga masuk ke kotak-kotak lainnya tergantung tingkat kesesuaian terhadappengelompokkan ide.

d)  Proses sorting, dimana melakukan sorting pada langkah ketigasehingga ide-ide benar-benar masuk pada kelompok yangsesuai.

e)  Membuat nama bagi pengelompokkan ide yang telah didapat yang mewakili elemen-elemen pada suatu kelompok.

f)   Melakukan leveling terhadap setiap kelompok sehinggadiperoleh level mulai dari yang tertinggi sampai yang terendah.

3.         Tahap penyusunan home of quality 

Menurut Cohen (1992) tahap-tahap dalam menyusun rumah kualitas adalahsebagai berikut:

a)  Tahap I Matrik Kebutuhan Pelanggan, tahap ini meliputi: 1) Memutuskan siapa pelanggan, 2) Mengumpulkan data kualitatif berupa keinginan dan kebutuhan konsumen, 3) Menyusunkeinginan dan kebutuhan tersebut, dan 4) Pembuatan diagram afinitas

b)  Tahap II Matrik Perencanaan, tahap ini bertujuan untukmengukur kebutuhan-kebutuhan pelanggan dan menetapkantujuan-tujuan performansi kepuasan.

c)  Tahap III Respon Teknis, pada tahap ini dilakukan transformasidari kebutuhan-kebutuhan konsumen yang bersifat non teknismenjadi data yang besifat teknis guna memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut.

d)  Tahap IV Menentukan Hubungan Respon Teknis denganKebutuhan Konsumen. Tahap ini menentukan seberapa kuathubungan antara respon teknis (tahap 3) dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan (tahap 1).

e)  Tahap V Korelasi Teknis, tahap ini memetakan hubungan dankepentingan antara karakterisitik kualitas pengganti atau responteknis. Sehingga dapat dilihat apabila suatu respon teknis yang satu dipengaruhi atau mempengaruhi respon teknis lainnyadalam proses produksi, dan dapat diusahakan agar tidak terjadi bottleneck.

f)   Tahap VI Benchmarking dan Penetapan Target, pada tahap iniperusahaan perlu menentukan respon teknis mana yang ingindikonsentrasikan dan bagaimana jika dibandingkan oleh produk sejenis.

4.            Tahap analisa dan interpretasi

Tahap analisa dan interpretasi merupakan tahap teknis dan implementasi quality function deployment. Disini dilakukan analisis dan interpretasiterhadap rumah kualitas yang sudah disusun pada tahap sebelumnya. Danbila dilanjutkan pada pembuatan suatu produk/jasa, maka akan dapatdihasilkan produk/jasa yang mempunyai karakteristik yang kuat dalammemenuhi keinginan konsumen

Rekayasa Kualitas

Rekayasa kualitas dapat diartikan sebagai proses pengukuran yang dilakukan selamaperancangan produk/proses. Rekayasa kualitas mencakup seluruh aktivitas pengendalian kualitas dalam setiap fase dari penelitian dan pengembangan produk, perancangan prosesproduksi, dan kepuasan konsumen.Rekayasa kualitas dibedakan menjadi dua bagian :

1.    Rekayasa Kualitas secara Off-Line.Pada bagian ini perancangan eksperimen merupakan peralatan yang sangatfundamental, dimana teknik ini mengidentifikasi sumber dari variasi dan menentukanperancangan dan proses yang optimal. Pengendalian kualitas secara off-line quality control adalah usaha-usaha yang bertujuan mengoptimalkan disain proses danproduk, sebagai pendukung usaha on-line quality control. Usaha ini dilakukan baiksebelum maupun setelah proses.

2.         Rekayasa Kualitas secara On-Line.Rekayasa kualitas secara on-line merupakan suatu aktivitas untuk mengamati danmengendalikan kualitas pada setiap proses produksi secara langsung. Aktivitas inisangat penting dalam menjaga agar biaya produksi menjadi rendah dan secaralangsung pula dapat meningkatkan kualitas produk. Rekayasa kualitas secara on-lineini juga dapat mengontrol mesin-mesin produksi sehingga dapat mencegahterjadinya kerusakan pada mesin-mesin produksi tersebut. Usaha-usaha yang tercakup dalam on-line quality control adalah pengdiagnosaan dan penyesuaianproses, pengontrolan proses, dan inspeksi hasil proses. Usaha-usaha ini adalahpengendalian kualitas yang berlangsung saat proses produksi sedang berjalan.

Online and Offline Quality Control

Beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengendalian kualitas secara online dan offline. Rekayasa kualitas secara offline dibagi menjadi tiga tahap:

A.           Tahap I Perancangan Konsep:

Tahap ini berhubungan denganpemunculkan ide dalam kegiatan perancangan dan pengembanganproduk, dimana ide tersebut dari keinginan konsumen. Model ataumetode yang digunakan pada tahap ini antara lain:

1)         Quality Function Deployment: menterjemahkan keinginankonsumen ke dalam istilah teknis.

2)         Pugh Concept Selection Process: Mengumpulkan dan menyajikaninformasi dari suatu system expert, dengan membandingkan beberapa keunggulan dan kualitas dari berbagai konsep untukdikembangkan sehingga didapat konsep yang superior.

3)         Dinamic Signal-to-Noise Optimization: teknik untukmengoptimalkan engineering function, resulting in robust, dantunable technology.

4)         Theory of Inventive Problem Solving: Suatu koleksi tool yangdidapat dari analisa literature yang berguna untukmembangkitkan pemecahan masalah teknis yang inovatif.

5)         Design of Experiments: Eksperimen faktorial penuh dan faktorialparsial untuk dapat mengetahui efek dari beberapa parameterserentak.

6)         Competitive Technology Assesment: melakukan benchmark terhadap sifat robustnees dari teknologi pengembangan internaldan eksternal.

B.        Tahap II Perancangan Parameter:

Tahap ini berfungsi untukmengoptimalisasi level dari faktor pengendali terhadap efek yangditimbulkan oleh faktor lain sehingga produk yang ditimbulkan dapattangguh terhadap noise. Karena itu perancangan parameter seringdisebut sebagai Robust Design. Model atau metode yang digunakandalam tahap ini antara lain:

1)         Engineering Analysis: Menggunakan pelatihan, pengalaman, danpercobaan untuk menemukan variabilitas dan respon yangefektif.

2)         Crossed Array Experiment : Sebuah perancangan ekperimenkhusus dengan cara memanfaatkan interaksi antara faktor kendali dan faktor derau sehingga membuat sistem lebih tangguh.

3)         Dynamic and Static Signal-to-Noise Optimization : Mengoptimalkan suatu perancangan parameter untukmengurangi variabilitas dengan menggunakan perhitungan rasio signal-to-noise.

4)         Suatu model yang tangguh untuk menggambarkan danmenggolongkan berbagai parameter yang mempengaruhi outputsistem.

C.        Tahap III Perancangan Toleransi:

Merupakan tahap terakhir dimanadibuat matrik orthogonal, loss function, dan ANOVA untuk menyeimbangkan biaya dan kualitas dari suatu produk. Model ataumetode yang digunakan pada tahap ini antara lain:

1.       Quality Loss Function: Persamaan yang menghubungkan variasidari performansi biaya produk dengan level deviasi dari target.

2.       Analysis of Variance (ANOVA): Suatu teknis statistik yang secarakuantitatif menentukan kontribusi variasi total, yang dibentukdari setiap faktor derau dan faktor kendali.

3.         Design of Experiments : Eksperimen faktorial penuh dan faktorialparsial untuk dapat mengetahui efek dari beberapa parameterseara serentak.

Sedangkan untuk online quality control, dikenal beberapa metode sebagaiberikut:

1.         Statistical Process Control: Melakukan pengamatan, pengendalian, danpengujian pada tiap tahap proses produksi agar tidak dapat terjadipenyimpangan yang cukup besar.

2.         Static Signal-to-Noise Ratio: Mereduksi variasi dengan menggunakanaplikasi dari robust design untuk memecahkan permasalahan dalamproses produksi.

3.         Compensation : Berbagai rencana pengendalian untuk menjaga agarproses yang terjadi sesuai dengan target.

4.         Loss Function-Based Process Control : Pengurangan terhadap seluruhbiaya produksi termasuk biaya per unit, biaya inspeksi, dan biaya set-up yang diperlukan dalam pengendalian proses serta quality loss yang diakibatkan oleh sisa variasi pada output.

Dengan adanya pengendalian kualitas secara online dan offline, diharapkan produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan dan harapan konsumen serta memenuhi spesifikasi kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.

4.2      Konsep Total Quality Management

Tujuan utama : terjadi perubahan culture baru perusahaan antara lain :

1.         Dari kerahasiaan menjadi komunikasi terbuka antar seluruhanggota organisasi.

2.         Dari pengendaliaan menjadi pemberdayaan

3.         Dari inspeksi menjadi pencegahan

4.         Dari focus internal menajdi focus eksternal

5.         Dari biaya dan penjadwalan menjadi keseusian terhadap mutu

6.         Dari stabilitas menjadi perubahan dan perbaikan secara terusmnerus.

7.         Dari hubungan yang tadinya sifatnya persiangan menjadihubungan kerjasama.

8.         Dari pengalokasian dan melemparkan hal-hal yang tidak diketahuimenjadi penyelesian sampai keakar-akarnya.

ELEMEN KRITIS TQM :

1.            Kepemimpinanan dan komitmen (leadership & comitment)

2.            Keterlibatan seluruh karyawan (full employee involvement)

3.            Perencanaan yang baik (good planing)

4.            Strategi pelaksanaan (implementation startegy)

5.            Pengukuran dan evaluasi (measurement & evaluation)

6.            Pengendalian dan perbaikan (control & improvement)

7.         Mencapai dan mempertahankan standar kesempurnaan. (achieving & maintaining standard of excellence)

HAMBATAN DALAM PENERAPAN TQM

1.            Bila filosofi dipandang sebagai suatu kegiatan yangmembutuhkan waktu.

2.            Bila filosofi TQM diterapkan dalam suatu lingkungan yangbirokratis

3.         Bila filosofi TQM dipandang sebagai suatu program yangdilaksanakan secara formal.

4.            Bila filosofi TQM dilaksanakan secara kaku

5.            Bila filosofi TQM dipandang tidak berhubungan dengan orangatau personil

6.         Bila filosofi TQM dipandang sebagi hanya dilakukan untuk sekelompokorang ahli atau spesialis.

TQM pada industri jasa

Konsep dasar TQM :

1)            Memfokuskan pada produk dan pelanggan.

2)         Kepemimpinan dalam organisasi jasa yang mendukung pelaksanaanfilosofi TQM.

3)            Budaya organisasi

4)         Komunikasi yang efektif antar seluruh personil dalam organisasimaupun antara para personil organisasi dengan pelanggan.

5)            Pengetahuan dan keahlian karyawan dalam melaksanakan filosofi TQM.

6)            Tanggungjwab para karyawan

7)         Manajemen berdasarkan pada data dan fakta8.Sudut pnadangan jangka panjang.

Teknik-teknik dalam TQM :

1)            Pengendalian proses secara statistic

2)            Penyelesaian maslah secara struktur

3)            Perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan

4)            Manajemen mutu5.Perencanaan mutu

Langkah-langkah untuk melaksanakan TQM :

1)         Mengadakan penilaian dan perencanaan mengenai kemungkinan penerapan filosofi TQM.

2)            Penerpan dan pengorganisasian filosofi TQM dalam orgnaisiasi jasa

3)         Perubahan budyaa (dari yang berorientasi standar menjadiberorientasi mutu)

4)            Sistem pemberian upah dan pernghargaan.

5)            Pengembangan kepemimpinan

6)            Membangun tim

7)         Melaksankan system penyewaan maupun promosi untuk meningkatkan performan organisasi

8)            Kesiapan manajemen

9)            Teknik analisis

10)         Pendidikan dan latihan.

4.3      Pengendalian Mutu secara statistika

Tujuan pengendalian secara statistika diantaranya:

1.         Untuk menentukan standar Mutu produk 

2.         Untuk menilai tindakan, apabila terjadi ketidaksesuaian

3.         Untuk merencanakan perbaikan, baik itu terhadap pelaksanaan maupun standar itu sendiri

4.3      Konsep-Konsep Dasar Pengendalian Mutu

Tujuan Pengendalian Mutu :

1.         Pengembangan partisipasi karyawan, dengan memecahkanmasalah sendiri oleh karyawan yang bersangkutan

2.            Peningkatan kemampuan perorangan

3.            Peningkatan produktifitas melalui kerjasama antar orang

4.            Pemecahan masalah sehari-hari

Konsep Mutu

1.            Quality of product

2.            Quality of cost

3.            Quality of delivery time

4.            Quality of morale

5.            Quality of of safety

Pengendalian Mutu Harus Berdasarkan Fakta (Speak With Fact), Hal yang perlu diperhatikan adalah :

1.            Hindari manipulasi fakta

2.            Hindarkan opini

3.            Hindarkan misinterpretation

4.            Buat keputusan dengan teliti

4.4      Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pengendalian Mutu

a)            Kurang pelatihan 

b)            Kegagalan program

c)            Kontradiksi dengan program

d)            Kurang dukungan pimpinan puncak 

e)            Kurang kerjasama middle management

f)             Kurang publikasi

g)            Persoalan terlalu rumit/kurang relevan

h)            Munculnya harapan berlebihan

i)              Tanggapan lamban

4.5      Indikator Keberhasilan Pengendalian Mutu

a)            Perbaikan mutu 

b)            Partisipasi meningkat

c)            Biaya turun

d)            Efisiensi peralatan naik 

e)            Kesehatan kerja meningkat

f)             Produktifitas meningkat

g)            Komunikasi lebih tinggi

h)            Sikap lebih positif 

i)              Product performance naik  

j)              Kepuasan pelanggan meningkat

k)            Absensi turun

l)              Gosip menurun

4.6      Kunci Keberhasilan Pengendali Mutu

a)            Terbentuknya iklim kerja yang sesuai 

b)            Komitmen dari top manajemen

c)            Pemilihan yang tepat dari tujuan dan prioritas setiap tahap pengembangan

d)            Kecukupan atau ketersediaan informasi

e)            Kesukarelaan

f)             Program pelatihan mencukupi/menyeluruh

g)            Keterbukaan dan sikap positif manajemen

4.7      Esesnsi Gugus Kendali Mutu

a)            Dinamika kelompok  

b)            Kepuasan kerja akibat pengakuan perusahaan

c)            Pada individu

d)            Penggunaan statistika dasar/sederhana

4.8      Dimensi Mutu

1.            Operasi

Kebanyakan konsumen memandang kinerja atau operasi suatu produk sebagai dimensi utama. Misalnya: apakah akselerasi sebuah mobil dan system remnya dapat bekerja secara cepat? Bagaimanakah daya jangkau system penyejuk ruangan dapat dengan segera membuat ruangan sejuk.

2.            Reability and durability

Dimensi ini menggambarkan kemungkinan seberapa besar sebuah produk dapat tetap bertahan dalam kondisi yang prima, misalnya : berapa lamakah masa pakai bola lampu mobil?

3.            Confermance

Mutu kesesuaian berkaitan dengan derajat atau seberapa besar produk tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang telah dipersyaratkan, sebelum produk yang bersangkutan dibuat?

4.            Serviceability

Dimensi ini berkaitan dengan keramahan, kecepatan, dan ketepatan reparsi sebuah produk.

5.            Appearance

Penampilan merupakan dimensi yang bersifat subjektif, yaitu menggambarkan perasaan pribadi dari si konsumen termasuk didalamnya atribut-atribut seperti: tampilan, sentuhan, suara, selera, dan wewangian.

6.            Perceived 

Mutu yang dirasakan juga merupakan dimensi yang bersifat subjektif., dimana kebanyakan produk dipertimbangkan untuk dibeli.

BAB V

PERANANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM

5.1      Perananan manajemen dalam implementasi tqm

Setiap organisasi harus memiliki seorang pemimpin. Ada yang mendefinisikan pemimpin sebagai orang yang memberi komando atau panduankepada suatu kelompok atau aktivitas. Akan tetapi pengertian itu sendiri kurang bisa memberikan penjelasan yang mendalam. Dalam manajemen sendiri masih terjadi perdebatan mengenai siapa yang disebut sebagai pemimpin.

Tujuan dari kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untuk memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mesin, memperbaiki Mutu,untuk meningkatkan output, dan secara simultan memberikan kebanggaan atas kecakapan kerja karyawan. Dengan demikian bila seseorang menguasi atau mengepalai suatu kelompok, orang tersebut pasti memimpin. Dari sudut pandan gini, maka setiap penyelia, manajer, direktur, wakil presiden, presiden, dan CEO mesti seorang pemimpin.

Tidak semua pemimpin tersebut merupakan pemimpin yang efektif bahkan sering kali malah bukan pemimpin yang baik. Ada beberapa hal yang membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik, yaitu:

1.         Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) dari pada push (mendorong). Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan.

2.            Pemimpin tahu arah tujuannya.

Pemimpin menentukan visi organisaasi dan cara-cara untuk mencapai visitersebut. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dalam jangka panjang

3.            Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya

Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi danmengatasi seala macam rintangan dan hambatan yang timbul. Bahkankadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan, bila memang menghambat tercapainya visi organisasi. Selain itu pemimpin juga harus dipercaya oleh bawahannya, karena bila tidak, ia tidak akan dapat menjadi pemimpin yang baik 

4.         Peranan terpenting dari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan cara percapainya adalah membantu para bawahan untuk melakukan pekerjaan merakan dengan rasa bangga. Peranan seorang pemimpin bukanlah mendekte bawahan. Tetapi memberikan kemudahan kepada mereka. Mereka diberikan pelatihan agar terdapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan maksimal yamg mereka meliki.

Dari berbagai pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TQM, diketahui bahwa level manajemen madya paling banyak menimbulkan hambatan bagi kesuksesan TQM. Ada beberapa penyebab mengapa TQM lebih sukar diterima atau didukung oleh manajer madya dari pada oleh manajer puncak maupun karyawan langsung (operasional). Diantaranya adalah:

1.         Banyak diantara manajer madya yang cukup senior (waktu kerjanya cukuplama) terasa bahwa karirnya sudah mentok dan tidak dapat berkembang lagi. Mereka memandang perubahan yang ditimbulkan TQM sebagaiancaman terhadap upaya mempertahankan status quo.

2.         Banyak manajer madya yang menduduki posisi saat ini setelah melaluimasa kerja yang cukup lama dilevel operasional. Mereka merasa lebih menguasai pekerjaan bawahannya daripada bawahannya itu sendiri. Padahal situasi yang dihadapi saat ini sudah sangat berlainan dengan masalalu. Salah satu dasar TQM yaitu bahwa ahli dalam suatu pekerjaan adalahorang yang melakukannya sehari-hari, bukan orang yang melakukannya beberapa tahun yang lalu.

3.         Kebanyakan manajer madya berkeyakinan bahwa dengan , maka karir dan promosi mereka akan berjalan lancar.

4.         Manajer madya sebagai suatu kelompok, cenderung belajarnya lebihsedikit dibadingkan para manajer puncak. Sering kali ketinggalan informasi setiap perubahan yang ada dalam dunia industri.

5.2       Malcolm Baldrige National Criteria For Performance Excellence

Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence atau Kritreia Malcolm Baldrige untuk Keungulan Kinerja pada dasarnya adalah sejumlah pertanyaan tentang aspek-aspek fundamental pengelolaan organisasi/perusahaan dalam konteks pencapaian kinerja unggul. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dikelompokkan kedalam 7 Kategori dan Profil Organisasi. Ketujuh Kategori tersebut adalah sebagai berikut:

1.            Kepemimpinan

2.            Perencanaan Stratgeis

3.            Fokus Pada Pelanggan

4.            Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan

5.            Fokus pada Tenaga Kerja

6.            Fokus pada Operasi

7.            Hasil-hasil

Pertanyaan-pertanyaan pada Kategori 1 sampai dengan Kategori 6 menanyakan tentang kesisteman perusahaan/organisasi, sedangkan pertanyaan-pertanyaan pada Kategori 7 bertanya tentang outputdari implementasi kesisteman tersebut. Sementara itu, Pertanyaan-pertanyaan pada Profil Organisasi bertanya tentang informasi lingkungan internal dan eksternal perusahaan/organisasi.Kriteria tersebut dapat digunakan untuk organisasi yang berorientasi laba (Perusahaan/Bisnis),maupun organisasi nirlaba (Non Commersial). Nama Malcolm Baldrige disandingkan dengan Criteria for Performance Excellence semata-mata untuk memberikan penghargaan kepada Mr. Malcolm Baldrige, karena beliaulah yang pertama kali memperkanalkan gagasan Criteria for Performance Excellence di Amerika. Adalah sudah menjadi budaya di Amerika bahwa siapapun pengusul pertama suatu konsep/gagasan kebijakan negara, maka nama sang pengusul akan disandingkan dengan kebijakan negara tersebut ketika Kebijakan tersebut disyahkan pemerintah atau parlemen Amerika.

Kriteria pada Kategori Kepemimpinan

Pertanyaan-pertanyaan pada Kategori Kepemimpinan pada dasarnya bertanya tentang bagaimana tindakan-tindakan pimpinan senior perusahaan/organisasi memandu dan memelihara perusahaan/organisasinya, menentukan visi, tata nilai / budaya, dan sasaran kinerja perusahaan/organisasi. Secara spesifik juga ditanyakan tentang bagaimana pimpinan senior berkomunikasi dengan tenaga kerjanya, bagaimana meningkatkan keterampilan kepemimpinan mereka, bagaimana mereka pimpinan senior berpartisipasi dalam pembelajaran organisasi dan mengembangkan pimpinan masa depan perusahaan/organisasi, bagaimana pimpinan senior menciptakan fokus pada tindakan, serta membangun lingkungan kerja yang mendorong perilaku etisdan berkinerja tinggi. Pada Kategori ini juga ditanyakan tentang sistem tata kelolaperusahaan/organisasi, dan bagaimana perusahaan/organisasi memenuhi tanggung jawabnya dalamaspek hukum, etika, dan kemasyarakatan, serta bagaimana perusahaan/organisasi tersebutmendukung komunitas utamanya.

Kriteria pada Kategori Perencanaan Strategis

Kriteria pada Kategori Perencanaan Strategis menanyakan tentang bagaimana perusahaan menyusun perencanaan strategis termasuk rencana tindakannya (action plan), serta tentang bagaimana implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan perusahaan/organisasi tersebut.Kriteria juga menanyakan tentang bagaimana perusahaan/organisasi memastikan ketersediaan sumberdaya untuk menjalankan rencana tersebut, bagaimana mengukur dan mengevaluasipencapaian kinerjanya, dan bagaimana rencana tersebut disesuaikan ketika lingkungan perusahaan/organisasi mengalami perubahan ditengah jalan. Ditanyakan pula bagaimana perusahaan menentukan kompetensi intinya dan bagaimana menjaga sustainabilitas perusahaandalam jangka panjang.

Kriteria pada Kategori Fokus Pada Pelanggan

Kriteria pada Kategori Fokus pada Pelanggan menanyakan tentang bagaimana perusahaan/organisasi meng-engage pelanggannya, dengan fokus pada mendengarkan pelanggan dan memberikan dukungan pelanggan,mengukur tingkat kepuasan pelanggan, menawarkan produk yang tepat bagi pelanggan, serta membangunhubungan dengan pelanggan yang berdampak pada loyalitas pelanggan melalui investasi pelanggan pada brand dan penawaran produk perusahaan/organisasi. Yang dimaksud pelanggan pada Kriteria baldrige adalahpelanggan aktual maupun calon pelanggan termasuk pengguna akhir dari produk perusahaan/organisasimaupun pembeli atau pengguna langsung seperti distributor, agen, ataupun perusahaan/organisasi lainnyayang menggunakan produk yang dibelinya sebagai salah satu komponen dari produk perusahaan/organisasipembeli/pengguna.

Kriteria pada Kategori Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan

Kategori Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan adalah aspek utama dalam kriteria Baladrige menyangkut seluruh informasi utama tentang pengukuran anaslisis, dan peningkatan kinerja yang efektif serta pengelolaan pengetahuan organisasi untuk mendorong improvement dandaya saing perusahaan/organisasi. Kriteria pada Kategori ini menanyakan tentang bagaimanaperusahaan/organisasi memilih dan menggunakan data dan informasi untuk pengukuran, analisisi,dan pembahasan kinerja dalam mendukung perencanaan perusahaan/organisasi serta peningkatankinerjanya. Kriteria pada Kategori ini juga menanyakan tentang bagaimana perusahaan/organisasi memastikan Mutu dan ketersediaan data, informasi, software maupun hardware untuk tenagakerja, pemasok, mitra, pelanggan baik dalam situasi normal maupun dalam keadaan darurat.Disamping itu, Kritreria juga menanyakan tentang bagaimana perusahaan/organisasi mengelola asset pengetahuannya.

BAB VI

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

6.1      Tanggung Jawab Manajemen

1.         Kebijakan mutu harus didefinisikan, didokumentasikan, dimengerti, dan dilaksanakan. 

2.         Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitasverifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini

3.         Seorang wakil dari manajemen harus ditunjuk dan diberikan wewenangdan tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam standar mutu sudah dilaksanakan.

Catatan :

a.   Kebijakan mutu harus dicetuskan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan

b.   Bagan struktur organisasi menjelaskan wewenang dan tanggung jawabsetiap posisi-Sarana, misalnya peralatan pengukuran atau pengujian

c.   Biasanya yang ditunjuk sebagai wakil dari manajemen dalam hal iniadalah Quality control manager.

6.2      Sistem Mutu

Fungsi Manual Mutu :

a)         Sebagai alat komunikasi sasaran dan kebijakan mutu perusahaan darimanajemen puncak kepada staff, customer, dan sub-kontrakor. 

b)         Memberikan image perusahaan yang baik untuk meyakinkan pembeliatau untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak.

c)         Memberikan kesan kepada para sub-kontraktor bahwa kita berkomitmen untuk mutu.

d)         Menjelaskan sruktur dan tanggung jawab dalam organisasi untuk  bagian/departemen yang kegiatannya dapat mempengaruhi mutu.

e)            Sebagai referensi dalam pelaksanaan sistim mutu.

f)             Memastikan proses produksi berlangsung sesuai dengan rencana.

g)            Sebagai bahan pendidikan bagi karyawan mengenai mutu.

h)            Sebagai dasar untuk audit mutu

Catatan :

a.         Manual mutu harus disiapkan dengan masukan dari para personil yangterlibat dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi mutu.

b.            Manual mutu tidak boleh disusun berdasarkan contoh dari perusahaan lain.

c.            Konsultan tidak seharusnya menulis/menyusun manual mutu untuk klienny

d.            Manual mutu yang baik tidak perlu panjang dan kompleks.

Wawasan Manual Mutu :

1.            Pengendalian proses produksi Sasaran dan kebijakan mutu

2.            Organisasi

3.            R & D

4.            Pembelian

5.            Pengen

6.            Audit Mutu dan Review

7.            Pelatihan

6.3      Tinjauan Kontrak 

Sebelum menyetujui suatu kontrak pemesanan produk standar maupun khusus, perlu diperhatikan :

a)         Jelaskan spesifikasi teknis dan aspek lainya dari produk kepadaCustomer. Jika perlu, berikan contoh produk. Untuk produk khusus,dapatkan spesifikasi produk yang lengkap dari Customer. 

b)            Diskusikan delivery time yang diajukan customer dengan Bagian Produksi.

c)         Untuk produk khusus, kemampuan untuk memenuhi permintaan customer perlu ditinjau.

d)         Periksa apakah kontrak sudah mencamtumkan detail menganai spesifikasi produk.

e)         Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan syarat-syarat yang telahdisetujui kedua belah pihak seperti: cara pengepakan,pengiriman,asuransi, pembayaran, dan sebagainya.

f)          Jika inspeksi produk dibutuhkan, cantumkan dimana (sebelum dikirim atau setelah diterima), parameter dan metode pengujian, besarnyasample yang dibutuhkan, dan kriteria produk yang dapat diterima.

g)            Cukupan dan batasan garansi produk.

h)         Untuk produk khusus, perlu diadakan jalur komunikasi antara pemasok dan customer untuk membahas desain dan mutu produk.

i)          Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan prosedur untuk mengatasimasalah yang mungkin akan timbul di kemudian hari.

6.4      Pengendalian desain

Prosedur pengendalian dan verifikasi desain produk harus ada untuk memastikan persyaratan yang diminta sudah terpenuhi.

1.            Rencana desain

a.   Personnel yang ditugaskan harus memiliki kualifikasi yang cukup.

b.   Komunikasi dan informasi antar gugus tugas harus diidentifikasi dan dikokumentasikan.

2.            Masukan desain

a.   Bahan/persyaratan untuk masukan desain harus diidentifikasi,ditinjau,dan didokumentasikan.

b.   Metode untuk menyelesaikan persyaratan yang  lengkap atau membingungkan harus ada.

3.            Hasil Desain :

a.   Harus memenuhi persyaratan masukan desain.

b.   Harus masuk dalam criteria dapat diterima.

c.   Harus sesuai dengan persyaratan undang-undang/peraturan yang ada

d.   Harus memiliki dokumentasi mengenai cirri-ciri produk yangmenjamin keselamatan pemakai.

Verifikasi design harus dilaksanakan oleh personnel yang kompeten, dan didokumentasikan. Prosedur mengenai perubahan desain (identifikasi, dokumentasi, tinjauan ulang, dan perstujuan perubahan desain)harus ada.

6.5      Pengendalian dokumen

Tujuan

1.         Prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam sistim manajemen mutu tersedia

2.         Para karyawan mengetahui dan menggunakan dokumen-dokumen yang relevan dengan tugas mereka.

3.         Dokumen tersedia di tempat-tempat yang memerlukanya.

Pengendalian Dokumen yang efektif meliputi :

1.            Penyusunan, persetujuan dan perubahan dokumen.

2.            Identifikasi dokumen.

3.            Distribusi dokumen.

4.            Daftar Induk Dokumen.

5.            Pengendalian formulir.

Dokumen yang perlu dikendalikan :

1.            Kebijakan perusahaan, Manual mutu, Prosedur, dan Instruksi kerja.

2.            Dokumen pembelian

3.            Gambar dan spesifikasi

6.6      Pembelian

Tujuan

Memastikan bahwa bahan baku/jasa yang dibeli memenuhi persyaratan mutu produsen maupun customer.

Meliputi

1.            Pemilihan Sub-kontraktor:

a.   Prestasi (berdasarkan catatan mutu pembelian) dalammemenuhi persyaratan mutu dan delivery time.

b.   Kemampuan teknik dan kondisi perusahaan/keuangan sub-kontraktor.

c.   Sistem Quality Assurance yang diterapkan diperusahaansub-kontraktor.

2.            Data pembelian:

a.   Identifikasi yang jelas dan tepat mengenai bahan baku yang akan dibeli.

b.   Instruksi pemeriksaan barang yang diperlukan.

c.   Standard mutu yang relevan.

3.            Pemeriksaan bahan baku:

a.   Metode yang akan digunakan harus dinyatakan dengan jelas dalam order pembelian dan disetujui kedua belah pihak.

b.   Sub-kontraktor tetap bertanggung jawab atas produk yang dijualnya, walaupun pembeli telah memeriksa produk tersebut.

4.            Catatan mutu pembelian:

a.   Pengendalian pembelian.

b.   Persentasi sub-kontraktor

c.   Tinjauan spesifikasi dan metode pemeriksaan untuk digunakan dalam pembelian mendatang.

6.7      Bahan Baku Yang Dipasok Oleh Pembeli

Jika customer memasok sebagian/seluruh bahan baku, maka bahan baku tersebut harus memenuhi persyaratan spesifikasi produk yang dipesannya; hal ini harus diuraikan dalam kontrak.

Tanggung jawab pemasok (produsen) adalah memastikan jumlah yang dipasok, cara penyimpanan dan penggunaannya sesuai dengan yangtercantum dalam kontrak.

6.8      Identifikasi Dan Penelusuran Produk 

a)            Menghindari tercampurnya produk dalam proses 

b)            Menghindari pemakaian bahan baku yang cacat.

c)            Memudahkan analisa proses dan tindakan perbaikan.

d)            Memudahkan penarikan produk cacat dari proses produksi.

e)            Memudahkan pelaksanaan FIFO.

6.9      Pengendalian Proses

a)         Instruksi kerja secara tertulis untuk proses yang dapat mempengaruhi mutu. 

b)         Penggunaan peralatan produksi dan kondisi lingkungan kerja yang memadai.

c)         Personnel yang terlibat memiliki kualifikasi yang cukup.

6.10    Inspeksi dan pengujian

1.            Inspeksi bahan baku

a.   Tingkat inspeksi yang dibutuhkan tergantung dari kenyakinan atas system mutu yang diterapkan oleh sub-kontraktor dalam proses produksinya.

b.   Jika diperlukan, inspeksi dapat dilakukan ditempat sub-kontraktor.

2.            Inspeksi in-proses:

“Quality Plan” dibuat agar titik-titik penting dalam proses produksi dapat diketahui sehingga inspeksi dapat dilakukan.

3.            Inspeksi akhir:

“Bukti obyekktif bahwa kegiatan Quality Assurance telahdilaksanakan pada titik-titik penting dalam “Quality Plan” dan produk  jadi telah memenuhi spesifikasi”.

6.11    Peralatan Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian

Meliputi:

1.            Identifikasi dan pemilihan peralatan

2.            Pertimbangan dalam pembelian alat baru

3.            Kalibrasi-Status kalibrasi

4.            Catatan kalibrasi

5.            Pengaruh lingkungan atas hasil pengukuran dan kalibrasi

6.            Tindakan jika kalibrasi atas peralatan tidak tepat

6.12    Status Inspeksi dan Pengujian

Meliputi:

1.            Produk belum menjalani inspeksi/pengujian

2.            Produk telah diuji dan lulus inspeksi

3.            Produk telah diuji dan ditolak 

4.            Produk telah diuji dan perlu modifikasi

6.13    Pengendalian Produk Cacat

Meliputi:

1.            Identifikasi: Pemasangan label supaya tidak mudah lepas/terhapus

2.            Tindakan: Apakah proses perlu dihentikan jika prodk cacat dimasukkan

3.            Pemisahan: Perlu control atas produk cacat yang dipisahkan

4.            Evaluasi: Diterima tanpa modifikasi, diproses ulang, turun grade,dibuang

5.         Disposisi: Prosedur mengenai proses ulang atau perbaikan produk dancara inspeksinya harus tersedia-Notifikasi: Pemberitahuan kepada departemen-departemen yang terlibatmengenai cacat produk dan disposisinya

6.            Dokumentasi

6.14    Tindakan perbaikan

1.         Menentukan sebab produk cacat dengan menganalisa seluruh proses produksi, catatan mutu, laporan service, atau keluhan customer 

2.         Merumuskan tindakan perbaikan untuk menghindari kejadian serupa

3.         Merumuskan tindakan preventif 

4.         Mengendalikan tindakan perbaiakan agar dilaksanakan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut efektif 

5.         Merubah prosedur atau instruksi kerja (bila perlu) agar sesuai dengantindakan perbaikan yang diambil

6.15    Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, dan Pengiriman

Penanganan :

1.            Berat dan ukuran

2.            Guncangan keras dan perubahan suhu

3.            Tercampurnya bahan baku, produk dalam proses, produk jadi

4.            Bahan berbahaya seperti bahan beracun atau mudah terbakar 

Penyimpanan:

1.         Instruksi penyimpanan dan personil yang berwenang

2.         Ventilasi, penerangan, kontaminasi

3.         Kemudahan bongkar muat barang

Pengemasan:

1.       Bahan pengemasan tidak boleh mempengaruhi mutu produk 

2.       Jenis transport yang digunakan, lamanya produk disimpan

3.       Tanda (misalnya cara penanganan dan tanggal kadarluarsa)

Pengiriman:

1.         Lama perjalanan

2.         Cara pengiriman yang sesuai dengan produk dan jenis pengepakan

6.16    Catatan Mutu

Catatan mutu produk:

1.            Spesifikasi produk 

2.            Gambar peralatan

3.            Laporan hasil pengujian bahan baku

Catatan Pelaksanaan sistem mutu:

1.       Laporan audit mutu internal

2.       Catatan kalibrasi atas peralatan pengujian

3.       Catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan

4.       Catatan penilaian atas sub-kontraktor 

6.17    Audit mutu internal

Audit mutu internal harus dilaksanakan secara teratur sedikitnya sekalisetahun dengan rencana dan prosedur yang jelas, ini meliputi:

1.            Penentuan urutan bagian yang akan diaudit

2.            Cara menyampaikan hasil audit

3.            Cara memantau tindakan follow-up

6.18    Pelatihan

1.         Pelatihan untuk Eksekuif : Seminar mengenai ISO 9000, Audit Mutu.

2.         Pelatihan untuk Manajer Madya : Pelatihan relevan dengan profesi, system mutu.

3.         Pelatihan untuk Penyedia dan pekerja : Pelatihan sesuai keahlian,dokumentasi mutu.

6.19    Service

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam service:

1.            Pelatihan personil service

2.            Buku manual service

3.            Peralatan service yang lengkap

4.            Penanganan efisien atas keluhan customer 

Kesamaan proses service dengan proses produksi :

1.            Prosedur mengenai pelaksanaan service

2.            Validasi dan kalibrasi peralatan service

3.            Persediaan spare parts

4.            Audit mutu internal juga terlihat dalam proses service

BAB VII

AUDIT DAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN

7.1      Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu

Audit yang objektif akan memberikan jaminan bahwa sistemmanajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan.Sasaran, dan rencana yang ditetapkan. Nantinya, hasil audit ini akandijadikan alat/ bahan dalam melakukan tindakan koreksi/ pencegahan yang mengarah pada peningkatan. Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara lain:

1.            Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu terpadu yangefektif 

2.            Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen

3.            Membantu pembagian sumber daya optimal

4.            Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu

5.            Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu

6.            Mengurangi biaya-biaya umum tambhan

7.            Meningkatkan produktivitas

8.            Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran

7.2      Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu

Audit system mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang telah ditentukan serta effektivitas dari penerapan sistem tersebut.Jenis-jenis pembagian audit mutu berdasarkan pihak yang melaksanakan adalah:

1.            Audit pihak pertama (audit mutu internal)

Merupakan audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan untuk menentukan efektivitas dari penerapan system mutu yang mereka gunakan, tujuannya adalah untuk memantau keefektifan penerapan system mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan.

Sasarannya:

a.   Memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan

b.   Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap permulaan)

c.   Mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor)

d.   memonitor pemeliharaan dan effektivitas sistem mutu (setelah penerapan)

e.   mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.

2.            Audit pihak kedua (audit eksternal)

Merupakan audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang mewakilinya) terhadap pemasok, tujuanya yaitu melakukan penilaian terhadap vendor/ pemasok baru.

Sasarannya:

a.   Menetukan kualifikasi pemasok 

b.   Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut

c.   Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap perubahan vendor

d.   Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan vendor 

3.            Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen)

Yaitu audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen dan atau badan registrasi. Tujuannya untuk kesesuaian sistem perusahaandengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.

Sasarannya:

a.   Mengurangi audit yang berulang (penggantu audit oleh pihak kedua)-Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu

b.   Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi

c.   Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit

7.3      Jenis-Jenis Audit berdasarkan Kedalaman Audit

1.            Audit system

Bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah memilikisistem dalam melakukan operasinya.Fungsi manajemen yang diaudit adalah:

a.   Audit system

b.   Audit kesesuaian

c.   Audit produk 

d.   Rencana

e.   Prosedur 

f.    Komitmen

2.            Audit kesesuaian

Jenis audit ini lebih dalam dari audit sistem. Audit dilakukan untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja, dan rencana diimplementasikan. Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam pelaksanaan audit mutu internal. Audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur diimplementasikan secara effektif.

3.            Audit produk 

Jenis audit ini dilakukan untuk melakukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi. Dengan kata lain audit ini menentukan derajat pencapaian kepuasan pelanggan.

7.4      Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu

Untuk Internal

1.            Melihat kekurangan sistem manajemen mutu

2.            Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakankoreksi

3.            Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga)

4.            Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan system mutu

Untuk Eksternal

1.         Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu

2.         Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak)

3.         Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor nuklir)

7.5      Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000 Edisi 1994

1.         Auditornya hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sisten

Edisi 2000

2.         Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti.

7.6      Mengelola Program Audit

Dalam mengelola program audit ini, pada umumnya mencakup:

1.         Sasaran dan harapan program audit

2.         Tanggung jawab, sumber daya, dan prosedur 

3.         Pemastian program audit yang diterapkan

4.         Pemantauan dan peninjauan program audit

5.         Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara

Penerapan program audit berdasarkan PDCA dapat kita gambarkan sebagai berikut :

		Penanggung jawab Program
		Mendefinisikan program
					Kemampuan Auditor
Tindakan peningkatan		Menerapkan Program
					Aktivitas Audit
		Memantau dan MeninjauProgram

Bagan pengelolaan program Audit

1.            Pelaksanaan Audit

Secara umum, pelaksanaan audit dapat mengacu pada hal-hal sebagai berikut :

a.   Rapat pembukaan yaitu pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Tujuan pertemuan ini adalah memberikan penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit, memberikan penjelasantentang metode yang digunakan

b.   Ilead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiapanggota tim, tujuan dari pertemuan, ruang lingkup audit, dan lain-lain

c.   Penggunaaan daftar periksa

d.   Daftar yang telah disediakan oleh tim audit harus dapat digunakansecara efektif 

2.            Teknik Audit Mengidetifikasi Proses

a.   Berdasarkan standar nasional, organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksidari proses-proses yang ada dari sistem manajemen mutu.

b.   Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur 

c.   Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi-Fokus dari audit adalah menggabungkan elemen-elemen pendekatan proses dan delapan prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran.

d.   Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami klausal-klausal standar tersebut.

7.7      Mengaudit Sistem Manajemen Mutu

Dalam melaksanakan audit, auditor harus :

1.            Meninjau kebijakan mutu

2.            Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level

3.            Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran

4.            Mengnalisis proses kritis

5.            Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu

6.            Memfokuskan proses audit terhadap organisasi

7.            Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut

Untuk hal-hal tersebut auditor harus :

1.            Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi

2.            Memfokuskan pada proses-proses kritis

3.            Mengaudit peningkatan bisnis

Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus diidentifikasi terlebih dahulu.Hal tersebut bisa digambarkan dengan :

1.            Memetakan proses

2.            Mengembangkan flowchart

3.            Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000

4.            Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur 

7.8      Evaluasi Kerja Audit

Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap :

1.            Kinerja Auditor 

a.   Melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit. Dokumen kerja dan laporan audit dapat digunakan untuk menilai kemampuan auditor dalam memelihara sikap yang objektif, menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan perbaikanyang diperlukan.

b.   masalah dengan auditee, beberapa auditor mungkin mempunyai masalah dengan auditee. Apabila hal ini terjadi, auditor memerlukan pelatihan ataupun konseling.

2.            Evaluasi Program Audit

a.   Pengembalian Modal. Hasil yang nyata dapat diukur dengan adanya penurunan biaya karena adanya tindakan perbaikan terhadap temuan audit

b.   Kecenderungan Operasional. Dari hasil audit dapat dihitung persentase ketidaksesuaian terhadap elemen system prosedur, jika ada kecenderungan menaik, maka diperlukan perbaikan sistem operasi.

3.            Evaluasi Prosedur Audit

Dilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya pada pelaksanaan dilapangan.

7.9      Proses Sertifikasi

Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang dipersyaratkan. Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah badan sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwa ia layak memberikan sertifikat. Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadapsistemnya, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

a.   Pengalaman badan sertifikasi yang bersangkutan. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan pengetahuan badan sertifikasi tersebut, apakah ia pernah mengaudit perushaan sejenis? Selain itu, perlu juga mempelajari asesornya.

b.   Pangsa pasar. Pilihan badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan pengakuan yang luas, baik nasional maupun internasional.

c.   Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga sertifikasi yang bersangkutan

d.   Biaya. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya yang beragam. Oleh karena itu, perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan sertifikasilainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Goetsch DL, dan SB Davis, 1997.  Introduction to Total quality: Quality Management for Production, Processing, and Services. Second Edition, Prentice-Hall international

Hradesky, John L.,  1995, Quality Management Handbook, New York: McGraw-Hill.

Juran, Joseph. 1974,  Quality Control Handbook, 3rd  Edition, New York: McGraw-Hill.

Baldrige National Quality Program. 2005. Criteria for Performance Escellence, National Institute of Standards and Technology, USA.